Gestão do Tempo

O tempo é controlado pelas atividades que são executadas naquele período. O dia tem 24 horas para todos, mas para realizar mais entregas há necessidade de gerir esse período. 

Uma mensagem que chega quando respondia, um pressão externa para executar uma tarefa, uma notificação rede social ou e-mail que interrompe o processo de execução de alguma atividade são os agentes controladores do tempo. Quem determina sua agenda ?

Independente de quem controla as tarefas, sendo a pessoa ou um agente controlador há um resultado. Todo resultado a culpa é da pessoa controlada ou não. 

Há dois tipos de comportamentos: proativo e reativo.

Proativo é quando há o controle das suas tarefas e não deixa o externo afetar suas tarefas.

Reativo é quando não há o controle das tarefas, deixando o externo controlar o tempo.

Preocupar com o que não pode ser mudado é perda de tempo, como ser influenciado por alguém ou algo que não vai de encontro com seus objetivos importantes, e deixar o externo controlar suas atividades no final do dia pode não trazer a satisfação de realização. As escolhas e como reage as ações é responsabilidade do individuo. Cultivar boas escolhas e ser proativo faz o rendimento do tempo. 

Uma ferramenta de produtividade que ajuda priorizar as tarefas importantes e para tomada de decisão é a matriz de Eisenhower ou matriz do tempo.

A matriz do tempo é dividida em quatro partes. São elas: necessidade, eficácia, decepção, desperdício. 

Quadrante 1 são as crises não previstas, porém muito urgente e importante. Realiza o elo pessoal com outras pessoas. Exemplo: crises, problemas urgentes, projetos, reuniões, imprevistos.

Quadrante 3 são atividades não importantes, que toma tempo. Exemplo reuniões improdutivas, problemas de terceiros, interrupções. E não realiza o elo pessoal com outras pessoas.

Quadrante 4 são atividades que não são importantes, não são urgentes, não são planejadas. Exemplo redes sociais. Fuja dessa fuga.

Quadrante 2 é o mais importante. São tarefas não urgentes, porém são importantíssimas e esforço diário deve concentrar aqui, pois são essas atividades que levaram ao seu norte. Essas atividades exigem concentração, preparação, criatividade para construção do seu futuro. Exemplo: construir sua casa. 

As atividades importantes estão alinhadas com os seus interesses, valores e prioridades. As ativadas urgentes podem ou não estar ligadas as importantes, porém ela tem prazo determinado para serem cumpridas. 

O ideal é sempre ter metas. As metas são divididas em:

Curto Prazo: são metas para serem cumpridas no dia ou semana.

Médio prazo: são metas para realizar no ano, com organizações de rotinas para cumprir propósito. 

Longo prazo: são metas para construção de legado, sonhos para a vida. 

Como trabalhar com os quadrantes ?

Quadrante 1 = Reduzir

Quadrante 2 = Focar

Quadrante 3 = Evitar

Quadrante 4 = Eliminar

Melhorar administração do tempo ?

O planejamento semanal é a chave para organização e cumprimento de metas, pois é a melhor unidade de tempo para planejar. Como fazer ?

1. Faça o planejamento de rotina com foco na execução de tarefas.
2. O planejamento deve acontecer na sexta feira parte da tarde, esse planejamento pode dura até 30 minutos. 
3. Antes de fazer o planejamento na sexta feira, reveja o planejamento da semana anterior  
4. Registre as tarefas no mundo digital ou físico
5. Elimine tarefas executadas
6. Quando delegar tarefas, acompanhei a mesma. 
7. Criar prazos para o cumprimento das tarefas
8. Reagendar compromissos não realizados.
9. Compromissos e tarefas devem ser confirmados e reagendados casos não for importante ou urgente. 
10. Confirme todos os compromissos
11. Não planeja 100% do seu tempo, pois pode acontecer imprevistos
12. Estabeleça quais as tarefas são prioritárias
13. Distribui bem as tarefas durante a semana 
14. Acompanhei as anotações diariamente
15. Tenha persistência no planejamento

Dicas para produtividade e administração do tempo

Gerencia e-mails

1. Caixa de entrada é de entrada
2. Gerencie Spams
3. Reduza as respostas desnecessárias (ok, ciente, etc)
4. Só copie quem for necessário
5. Use cópia oculta
6.  Não apague e-mails;
7. Separação de caixa de entrada entre lidas e não lidas
8. Crie apenas pastas necessárias
9. Crie uma pasta padrão para e-mails resolvidos
10. Crie grupos de destinatários
11. Defina horários para ZERAR a caixa de entrada
12. Não ligue nenhum notificados de emails
13. Não verifique a caixa o tempo todo

Escrevendo e-mails

1. O assunto deve ser totalmente compreensível
2. Não escreve e-mails longos
3. Dê espaço entre parágrafos 
4. Use tópicos numerados e marcadores
5. Leia o email antes de enviá-lo
6. Evite "broncas" por e-mail

Gestão de Reunião:

1. Defina Pauta
2. Selecione os presentes
3. Defina horário de início e principalmente de término
4. Envie os arquivos necessários previamente
5. Comece sempre no horário
6. Eleja um mediador
7. Seja o mais sinérgico possível

Dicas para Delegar:

1. Lute o tempo todos contra a centralização
2. Forme sempre um substituto
3. Valorize toda a equipe
4. Defina escopo e expectativas
5. Não esqueça tarefas delegadas
6. A corda não arrebenta no lugar mais fraco - ESTRANHO
7. Feedback constante